Riktlinje för rekrytering

3 Analys och krav

3.1 Behovsanalys

Börja processen med att göra en behovsanalys. En behovsanalys gör du för att kartlägga det behov verksamheten har, på kort och på lång sikt. Det är en viktig del i rekryteringsprocessen då alla steg bygger på den analysens innehåll. Tänk då igenom nedanstående frågor.

• Finns det arbetsuppgifter som kan prioriteras bort?
• Skulle en omfördelning av uppgifter inom personalgruppen ge en effektivare och bättre arbetsorganisation?
• Finns kända framtida förändringar i verksamheten som påverkar rekryteringsbehovet?
• Kan situationen lösas genom att någon eller några ökar sin tjänstgöring?
• Utgångspunkten ska alltid vara att erbjuda en heltid. Kan situationen lösas tillsammans med annan chef i syfte att kunna erbjuda heltidstjänst? Endast i undantagsfall ska deltid erbjudas.

När detta är gjort ska en kravprofil göras.

3.2 Kravprofil

En kravprofil ska innehålla vad tjänsten kräver i form av utbildning, erfarenhet och personliga egenskaper. Utgå från arbetsuppgifter och verksamhetens mål och beskriv kraven så tydligt du kan. Kravprofilen styr sedan resten av rekryteringsprocessen.

Bestäm vad som är absoluta krav och vad som är meriterande i utbildning och erfarenhet, så kallade skall-krav och önskemål. Gör en långsiktig bedömning, kraven ska också vara tillräckliga om ett par år. För att få en trovärdighet i rekryteringsarbetet är det viktigt att de krav som ställs upp i detta led i processen också följs i urvalsarbetet.

Gör också en bedömning av vilken kompetens som finns i arbetsgruppen. Är det någon särskild kompetens eller egenskap som bör tillföras arbetsgruppen? För chefsbefattningar ska kravprofilen innehålla såväl verksamhetsrelaterade krav som kompetens som behövs för ledarskap och chefskap.

Den kravprofil som tas fram gäller oavsett om tillsättningen sker genom omplacering eller genom intern/extern rekrytering. I kravprofilen är det också viktigt att vara uppmärksam på gällande diskrimineringslagstiftning. Är du osäker på detta kontaktar du personalenheten för stöd.

På nästa sida finns en mall för kravprofilen.

4 Intern företrädesrätt och omplacering

I nästa steg görs en kontroll om det finns personer med omplaceringsbehov eller företrädesrätt. Personalenheten kan ge information och stöd vid denna genomgång.

Omplaceringsbehovet kan bero på:

• Beslut om rehabiliteringsåtgärder
• Förflyttning av personal på grund av en övertalighetssituation eller personliga skäl
• Omplaceringsutredning enligt Lagen om anställningsskydd § 7 (LAS) som ingår i en uppsägningsprocess på grund av arbetsbrist eller personliga skäl

Utöver detta kan det också finnas företrädesrätt för:

• Deltidsanställd som är anställd på arbetsplatsen och anmält önskemål om utökad tjänstgöringsgrad ska erbjudas detta om arbetsgivarens behov av arbetskraft tillgodoses genom att arbetstagaren får utökad arbetstid enligt Allmänna Bestämmelser § 5b (AB).
• Personal som innehaft ett vikariat mer än sammanlagt 12 månader under de senaste tre åren. Samma gäller den som blivit uppsagd på grund av arbetsbrist och uppfyller kravet på anställningstid (LAS § 25). Företrädesrätten uppstår i anslutning till att nuvarande anställning upphör, under förutsättning att personen begärt företrädesrätt, och gäller under 9 månader efter det att anställningen upphört. En ytterligare förutsättning för företrädesrätt är att man uppfyller kompetenskraven.
• Personal som innehaft en särskild visstidsanställning (SÄVA) mer än sammanlagt 9 månader under de senaste tre åren. Samma gäller den som blivit uppsagd på grund av arbetsbrist och uppfyller kravet på anställningstid (LAS § 25). Företrädesrätten uppstår i anslutning till att nuvarande anställning upphör, under förutsättning att personen begärt företrädesrätt, och gäller under 9 månader efter det att anställningen upphört. En ytterligare förutsättning för företrädesrätt är att man uppfyller kompetenskraven.

Följande rekryteringsordning gäller:

• Omplacering inom den egna sektorn
• Omplacering inom hela kommunen
• Utökad sysselsättningsgrad för personal med deltidstjänstgöring inom arbetsstället
• Interna sökande, ”ombytessökande”, se vidare under Intervju (inget lagkrav men god personalpolitik)
• Företrädesberättigade enligt Lagen om anställningsskydd (LAS)
• Extern rekrytering

Tänk på att informera föräldralediga arbetstagare med tidsbegränsad anställning om lediga tillsvidareanställningar, om de begärt att få informationen direkt från arbetsgivaren (LAS § 6 f).

5 Annonsering

Vilka tjänster som utannonseras avgörs i det enskilda fallet utifrån lagstiftning och verksamhetens behov.

Vid annonsering publiceras tjänster via kommunens rekryteringssystem. Det är chef som utformar annonsen med eventuellt stöd av HR-konsult. för att sedan publicera på hemsida, intranät och Arbetsförmedlingen. Det finns också möjlighet att publicera i sociala medier, så som Facebook och Instagram.

Annonsering i pressen kan göras om så önskas, i första hand lokaltidningar i Skaraborg, vilket innebär en större kostnad. Vid chefstjänster och andra strategiska tjänster kan det vara aktuellt att annonsera i fackpress och mer rikstäckande tidningar. Personalenheten bokar och sköter beställningar av all annonsering i press.

En annons om ledig anställning är ibland läsarens första kontakt med kommunen. Det är viktigt att annonsen skapar intresse för arbetet och för anställning i Götene kommun.

Annonstexten utformas utifrån kravprofilen. Annonsen ska innehålla en kort beskrivning av enheten, dess verksamhetsmål och befattningens arbetsinnehåll. Kvalifikationskraven ska beskrivas så att tänkt ”målgrupp” känner igen sig. Det är viktigt att det finns en tydlighet i praktiska frågor och tillgängliga personer den sökande kan kontakta.

Facklig representant ska informeras om att de står som kontaktperson i annonsen.

En rekrytering som inte lyckas kan avbrytas utan att någon anställs, då kan annonsen läggas ut på nytt vid senare tillfälle. Om en sökande önskar skicka in en sen ansökan, efter annonstidens utgång, går det bra. Kontakta personalenheten för att få hjälp med detta.

Ansökningar till tidigare annonser kan vid behov användas vid rekrytering av likvärdig roll. Dock rekommenderas att annonsera på nytt efter en period om 6 månader från senaste annons för att säkerställa kompetens och möjliggöra för nya kandidater.

6 Urval

När du kommer till urvalet är det återigen viktigt att tänka på att du enligt lag är förbjuden att diskriminera en sökande på grund av:

• kön
• könsöverskridande identitet eller uttryck
• etnisk tillhörighet
• religion eller annan trosuppfattning
• funktionsnedsättning
• sexuell läggning
• ålder

Var medveten om att vi alla har fördomar och att en professionell rekrytering bygger på saklighet, inte på magkänsla och intuition. Det är lätt att missa riktigt bra kandidater om vi inte är uppmärksamma på oss själva.

6.1 Intervju

När du gått igenom alla ansökningshandlingar är det dags att välja vilka du vill kalla på intervju. Det finns möjlighet att göra intervjuer löpande innan ansökningstiden gått ut men ange då detta i annonstexten.

En tumregel kan vara att intervjua 3-4 personer men det beror självklart på förutsättningarna. Avsätt gott om tid för intervjuer så du i lugn och ro kan träffa kandidaterna. Handlar det om en chefsrekrytering och vissa specialisttjänster (till exempel strategtjänster) är det troligtvis fler som ska vara med under intervjuerna, som fackliga representanter, vilket självklart kräver extra planering.

Intervjuer ska genomföras på ett strukturerat sätt och ska ge förutsättningar för en saklig bedömning av likheter och skillnader mellan de intervjuade. Använd gärna intervjumallen som finns som bilaga men tänk på att hela tiden ha kravprofilen som utgångspunkt.

I rekryteringsarbetet kan din bedömning påverkas av mer eller mindre omedvetna tolkningar utifrån mer känslomässiga bedömningsgrunder. Genom att vara observant på dig själv och reflektera över varför du gör bedömningar och värderingar kan du minimera denna form av felkälla i rekryteringsarbetet.

Finns internsökande ska de alltid kontaktas personligen för ett samtal även om de inte är aktuella för intervju eller anställning.

6.2 Referenser

Ta alltid referenser på en person som är aktuell för anställning. I första hand kontaktar du de referenser som den sökande angett. Om nuvarande arbetsgivare saknas bland referenserna är det viktigt att informera den sökande om att du kommer ta referenser även därifrån. I första hand är det chefer eller arbetsledare som ska användas som referenser. Sökande till chefsbefattningar och vissa specialisttjänster (till exempel strategtjänster) ska informeras om att fackliga referenser vanligtvis tas.

Referenstagning är en osäker bedömningsgrund och det är viktigt att vara noggrann i denna del av arbetet. Använd gärna mallen för referenstagning som finns som bilaga. Avsätt också gott om tid för det och försäkra dig om att den du kontaktar har möjlighet att svara i lugn och ro.

6.3 Betyg, legitimationer, intyg och ID-kontroll

Betygshandlingar, examensbevis eller legitimationer ska begäras in och gås igenom innan beslut. När det gäller yrken som kräver legitimation kan även en kontroll göras hos ansvarig myndighet. Glöm inte att genomföra en ID-kontroll av den du tänker anställa och registrera kontrollen som en händelse i WinLas.

6.4 Testning

Vid tillsättning av strategiskt viktiga funktioner och högre chefsbefattningar kan tester användas. Detta görs av personalenheten.

7 Slutlig bedömning

När det är dags för en slutlig bedömning av kandidaterna sammanvägs den sökandes meriter, tidigare erfarenheter, intervju och referenser, utifrån de krav som är uppställda. Inför tillsättning av chefer eller vissa specialisttjänster (till exempel strategtjänster) förs även en dialog med de fackliga organisationerna.

Beslutet och motiv ska dokumenteras så att du kan redovisa detta vid en eventuell senare tvistesituation eller förfrågan från Diskrimineringsombudsmannen.

Arbetsgivaren/anställande chef har förhandlingsskyldighet enligt MBL vid tillsättning av personalledande befattningar. Förhandlingsskyldigheten fullgörs genom tillämpning av samverkansavtalet alternativt, om parterna väljer så, genom formell MBL-förhandling. Protokoll ska alltid skrivas och justeras av samtliga berörda fackliga organisationer. Kontakta alltid personalenheten för diskussion kring vilka fackliga organisationer som är berörda i det enskilda fallet samt för stöd i övrigt.

8 Registerkontroll

Sökande som föreslås erbjudas anställning inom skola och barnomsorg och övrigt arbete med ungdomar (till exempel inom funktionshinder och HVB-hem) ska kunna visa upp aktuellt utdrag ur belastningsregistret innan erbjudande om anställning kan lämnas. Den sökande får själv kontakta Polisen och begära ut ett utdrag som sedan ska visas upp för arbetsgivaren i original. Enligt tidigare regler skulle registerutdraget visas i ett oöppnat kuvert, men nu är det tillräckligt att den sökande visar upp dokumentationen.

Det är viktigt att du som chef säkerställer att registerkontroll redovisas och är godkänd innan du erbjuder den sökande en anställning! Avvakta även med muntligt erbjudande om tjänst.

Gör en anteckning i WinLas om att utdrag från registerkontroll har lämnats.

Ytterligare befattningsgrupper kan förväntas få skyldigheten att visa utdrag ur belastningsregistret utifrån lagförslag avseende bland annat personlig assistans. Rutiner för registerkontroll anpassas efter förändringar i lagstiftningen.

9 Säkerhetsprövning

Ett fåtal tjänster inom kommunen är säkerhetsklassade och för dessa tjänster krävs det att det görs en säkerhetsprövning innan anställning. Här är det viktigt att tänka på att det för säkerhetsklass 1-2 krävs svenskt medborgarskap och att detta ska stå med i annonsen vid en rekrytering. För säkerhetsklass 3 finns inget krav om svenskt medborgarskap.

Säkerhetsprövning innebär att det görs en registerkontroll hos SÄPO där både belastningsregister och misstankeregister kontrolleras och ett säkerhetsprövningssamtal hålls av säkerhetssamordnare. Efter registerkontroll, samtal och referenstagning görs en samlad bedömning och beslut om anställning kan göras.

Ta alltid kontakt med kommunens säkerhetssamordnare och personalenheten om du ska rekrytera en säkerhetsklassad tjänst.

10 Anställningsavtal

Avtalslagen reglerar formerna för anställningsavtal. Tänk på att även en muntlig överenskommelse är bindande. Lagen om anställningsskydd föreskriver normalt tillsvidareanställning. I vissa situationer kan tidsbegränsade anställningar göras:

10.1 Vikariat

Medarbetaren ersätter någon som är ledig från arbetet.

10.2 Särskild visstidsanställning

Arbetsgivaren behöver inte ange några skäl till att man använder ”särskild visstidsanställning” (LAS § 5).

10.3 Provanställning

Regler om provanställning finns i LAS § 6, AB § 4 mom 2 samt i AB:s bilaga M för lärargrupper. Provanställning får bara användas om det finns ett prövobehov. Berörd facklig organisation ska underrättas inom en månad efter det att avtal om provanställnigna ingåtts. Kontakta personalenheten om du vill göra en provanställning.

10.4 Tidsbegränsad anställning enligt skollagen

Skollagen ställer behörighetskrav för tillsvidareanställning som lärare, förskollärare och fritidspedagog i det offentliga skolväsendet. En person som saknar denna behörighet kan inte erbjudas tillsvidareanställning och anställningen konverteras inte heller till tillsvidare efter två års vikariat/allmän visstidsanställning. Anställningen ger dock rätt till företräde enligt LAS för de tjänster personen är kvalificerad för.

10.5 Säsongsanställning

Med säsongsanställning menas arbete som till sin natur är sådant att det endast varar en del av året. Det typiska för säsongsanställning är att arbetet styrs av något som arbetsgivaren inte kan påverka eller planera bort.

10.6 Projektanställning

Med projektanställning avses arbete i projektform och kan ingås för en tidsperiod på maximalt 4 år. En projektanställning övergår inte till en tillsvidareanställning enligt AB § 4 mom. 4. Projekt som kan föranleda projektanställning förutsätter en tydlig avgränsning i tid samt att finansiering sker genom externa eller avskilda interna budgetmedel.

10.7 Överenskommelse om lön

I anställningsavtalet ingår överenskommelse om lön. Den som får erbjudandet ska ha ett löneerbjudande innan han eller hon tar ställning till anställningserbjudandet. Löneerbjudandet ska utgå från arbetsuppgifternas innehåll och svårighetsgrad, från personens meriter och kompetens i förhållande till arbetsplatsens lönebild och från arbetsmarknadens påverkan på lönebildningen. Om du behöver gå utanför arbetsplatsens lönebild på grund av arbetsmarknadens påverkan, kontakta personalenheten.

Beslutet om lön och motiv ska dokumenteras så att du kan redovisa detta vid en eventuell senare tvistesituation eller förfrågan från Diskrimineringsombudsmannen.

10.8 Anställningsinformation

Enligt LAS § 6c skall information lämnas om:

• Arbetsgivarens och arbetstagarens namn och adress, anställningens tillträdesdag och arbetsplats
• Tjänstetitel eller yrkesbenämning och en kort specificering av arbetsuppgifter
• Om anställningen gäller tillsvidare eller för begränsad tid eller om den är en provanställning.

• • Vid anställning tillsvidare: de uppsägningstider som gäller
  • Vid anställning för begränsad tid: anställningens slutdag eller de förutsättningar som gäller för att anställningen ska upphöra och vilken form av tidsbegränsad anställning som anställningen avser
  • Vid provanställning: prövotidens längd och eventuella villkor för provanställningen
• Begynnelselön och andra förmåner, till exempel OB
• Längden på en arbetstagarens normal arbetsdag eller arbetsvecka
• Vad som gäller för övertids- och mertidsarbete och ersättning för sådant arbete i förekommande fall
• Minsta tidsfrist för besked om den ordinarie arbetstidens och jourtidens förläggning och i förekommande fall

• • Att förläggning kommer att variera mellan olika klockslag och dagar
  • Regler för skiftbyte
• Längden på arbetstagarens betalda semester
• De bestämmelser som arbetsgivaren och arbetstagaren ska följa om någon av dem vill avsluta anställningsförhållandet
• Att arbetsgivaravgifter betalas till staten och uppgift om det skydd för social trygghet som tillhandahålls av arbetsgivaren i den mån arbetsgivaren tillhandahåller detta skydd, till exempel tjänstepension och sjuklön
• Tillämpligt kollektivavtal

En del av ovanstående information finns i anställningsavtalet och övrigt i bilaga som lämnas tillsammans med anställningsavtalet. Informationen ska lämnas senast den sjunde kalenderdagen efter det att arbetstagaren har börjat arbeta.

Obs! Information ska lämnas direkt i samband med att avtalet ingås när det handlar om särskild visstidsanställning.

11 Rekryteringsprocessen avslutas

De som varit på intervju ska ha en personlig kontakt med information om att rekryteringsarbetet är avslutat. Resterande sökande meddelar du som chef genom att skicka ut ett avslagsbrev via Varbi. Du som chef är ansvarig för att besked sker skyndsamt för att visa respekt för de sökande.

Meddela personalenheten när hela rekryteringsprocessen är avslutad för arkivering av ärendet i rekryteringsverktyget Varbi.

Skicka CV och personligt brev och andra anställningshandlingar på de kandidater som du har anställt till löneenheten för arkivering i personalakt.

12 Informationssäkerhet

Information är en av kommunens viktigaste tillgångar och en väsentlig förutsättning för att kunna bedriva verksamheten. Kommunens informationstillgångar måste därför behandlas och skyddas på ett tillfredsställande sätt. Informationen ska bevaras utifrån tre informationssäkerhetsaspekter:

• Konfidentialitet: att information enbart är tillgänglig för behöriga.
• Riktighet: att information är korrekt, aktuell och fullständig.
• Tillgänglighet: att information är åtkomlig i rätt tid och användbar av behörig.

Ansvaret för informationssäkerheten följer verksamhetsansvaret. Alla chefer, medarbetare och förtroendevalda ansvarar för att informationssäkerheten följs då de hanterar kommunens informationstillgångar.

Kommunen har fastställt informationssäkerhetsrelaterade krav på bakgrundskontroll för olika befattningar där bakgrundskontroller ska vara anpassade till vilken information medarbetaren ges tillgång till.

• Du som chef ansvarar för att bakgrundskontroller och informationssäkerheten efterföljs i rekryteringsprocessen. För mer information, policy och styrande dokument gällande informationssäkerhet se intranätet under: Min anställning/ Stöd i arbetet/ Administrativt stöd/ Informationssäkerhet.

13 Stödmaterial

Stödmaterial till rekryteringsprocessen finns i Chefshandboken i samarbetsrummet Chefsgruppen Götene kommun.

• Riktlinjer rekrytering (detta dokument)
• Intervjuguide
• Mall för annonstext
• Referensguide