Reglemente för attest och utanordning samt kontroll av ekonomiska transaktioner

Detta reglemente gäller för kommunens externa och interna transaktioner. Särskilt dokument finns för riktlinjer för hantering av privata medel. Kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och tillser därmed att bestämmelserna i detta reglemente iakttas och att tillämpliga attestmoment utförs.

1 § Inledande bestämmelser

Detta reglemente gäller för kommunens externa och interna transaktioner. Särskilt dokument finns för riktlinjer för hantering av privata medel.

2 § Ansvar för intern kontroll

Kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och tillser därmed att bestämmelserna i detta reglemente iakttas och att tillämpliga attestmoment utförs.

3 § Attestarbetets utformning

Attestarbetet ska utformas så att den interna kontrollen inom nämnden är tillräcklig. Varje nämnd anger innebörd och omfattning av attestanternas ansvar.

4 § Attestmoment av transaktioner

Alla leverantörsfakturor, beställningar och handkassor ska attesteras av två personer, en kontrollattest/beställningsattest och en beslutsattest. För internfakturor och bokföringsordrar krävs endast beslutsattest.

Beslutsattest:

Beslutsattestanten har ansvar för att kontrollera att pengar finns avsatta i budgeten. Vidare bekräftar beslutsattestanten att konteringen är riktig. Det måste också klart framgå av fakturan vad som är köpt. Om fakturan innehåller arvode måste det också klart framgå att leverantören är ett aktiebolag eller innehar F-skattsedel.

Tänk på att aldrig beslutsattestera dina egna kostnader, exempelvis mobiltelefon, resor och dylikt. Dessa kostnader ska beslutsattesteras av närmaste chef.

Se särskild bilaga, som visar vad en faktura ska innehålla.

Beslutsattestanten har det formella ansvaret för att fakturan är riktig.

Kontrollattest samt beställningsattest

Attestanten bekräftar med sin signatur att fakturan är riktig vad avser fakturaadress, leverans, pris, moms och betalningsvillkor.

Kontrollattestant kontrollerar också momsbelopp, betaldatum, att summeringar är rätt gjorda och att fakturan är rimlig, det vill säga att fakturan avser sådant som är rimligt att det finns i vår verksamhet. Kontrollattestanten skall också kontrollera att leverantören har angivit sitt momsredovisningsnummer.

Beställningsattest görs vid inköp genom e-handelssystemet. Beställningsattestanten konterar beställningen innan den går till beslutsattestant. Betalning sker efter att beställningsattestant godkänt leverans.

5 § Attesträtt

Varje nämnd utser personer, befattningar och/eller funktioner med rätt att attestera eller vara ersättare för dessa.

6 § Oberoende intern kontroll

Attestmoment får ej utföras av den som själv ska betala till kommunen och där ta emot transaktioner eller själv ta emot betalning från kommunen.

7 § Attestförteckning

Varje sektor svarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda attestanter. Förteckningen ska sändas till ekonomiavdelningen.

Bilaga 1: Kommentar

1 §

Reglementet avser kontroll av ekonomiska transaktioner och är alltså en del av sektorns interna kontroll som också omfattar till exempel tydlig ansvars- och arbetsfördelning.

Observera igen att ansvaret inte kan överlåtas på någon annan, till exempel kommunens revisorer. Däremot kan de givetvis ha synpunkter på hur arbetet kan utformas och ge råd och stöd till sektorn i dessa frågor.

4 §

Blankett ska fyllas i för varje person som har rätt att attestera. Den ska också undertecknas av överordnad chef. Av blanketten framgår vilka Ansvar och Verksamheter som personen har rätt att attestera. Det framgår också vem som är ordinarie och vem som är ersättare.

Bilaga 2: Interna kontrollrutiner när anställd själv tar emot en betalning eller transaktion

I ” Reglemente för attest och utanordning samt kontroll av ekonomiska transaktioner ” § 6 finns att läsa:

”Attestmoment får ej utföras av den som själv skall betala till kommunen och där får ta emot transaktionen eller själv ta emot en betalning från kommunen”.

Huvudregeln är således att man aldrig själv beslutsattesterar en utbetalning där man själv (ensam) är mottagare av betalningen/transaktionen Det är således skillnad på den interna kontrollen om man själv eller man som individ i en grupp mottager en betalning/transaktion från kommunen.

I syfte att förbättra den interna kontrollen kompletterar nedanstående anvisning attest- och utanordningsreglementet. Anvisningen omfattar vissa nedan beskrivna typer av utbetalningar som berör beslutsattestanten.

Interna kontrollrutiner där befattningshavare inte ska attestera själv är:

• Egna reseräkningar, övernattningskostnader med mera
• Egen övertidsersättning
• Egna övriga löneförmåner
• Egna mobiltelefonräkningar
• Egen representation
• Andra liknande egna personrelaterade kostnader

En lämplig internkontrollrutin är att överordnad chef alltid beslutsattesterar utbetalningar till direkt underordnad personal avseende ovan beskrivna transaktioner. Denna regel tillämpas på alla nivåer i organisationen.

Det är naturligtvis svårt att dra någon exakt gräns för när överordnad bör attestera en utbetalning. Väsentlighet och risk skall vägas in liksom ansvar, förtroende och tillit. Kontrollerna får inte heller leda till att en orimligt stor kontrollapparat byggs upp. Gränsdragningsproblem finns alltid. Inriktningen av denna tolkning bör dock vara att försiktighet bör råda, dvs finns minsta tvivel om lämpligheten i att man själv kan erhålla en otillbörlig förmån bör överordnad beslutsattestera den utbetalningen/-transaktionen.

Kostnaderna för privata mobilsamtal ska betalas av befattningshavaren.

Kommunens kontokort får inte användas för privat bruk.