Riktlinje för användande av Centrumhusets sammanträdesrum och allmänna ytor

I Centrumhuset samlas de flesta av kommunens administrativa verksamheter och är därmed motsvarigheten till det som ofta kallas stadshus eller kommunhus.

1 Inledning

Centrumhuset ska vara en öppen, tillgänglig och välkomnande mötesplats för alla, för de som arbetar i huset och för kommuninvånare, föreningsrepresentanter, företagare eller besökare. Det är viktigt att husets offentliga ytor hålls fria från politisk påverkan och att tillgängligheten av husets allmänna lokaler inte utgör konkurrens till andra lokaluthyrare i kommunen

1.1 Syfte

Dessa riktlinjer har tagits fram för att skapa en tydlighet i hur sammanträdesrummen och husets allmänna ytor får användas, vad det kostar och vad man som användare behöver tänka på.

2 Sammanträdesrum

I Centrumhuset finns ett antal sammanträdesrum för möten och konferenser. Vissa av dessa sammanträdesrum är tillgängliga för allmänheten att låna eller hyra under vissa förutsättningar. Andra sammanträdesrum är endast till för kommunens verksamheter och kommunfullmäktiges politiska partier.

Följande sammanträdesrum är tillgängliga att låna eller hyra:

• Götasalen
• Kinnekullesalen
• Sessionssalen

Sammanträdesrummen får lånas kostnadsfrittav:

• hyresgäster i Centrumhuset
• föreningar i kommunen
• andra myndigheter
• andra organisationer som inte är vinstdrivande

Sammanträdesrummen får hyras mot avgift av:

• företag

Kinnekullesalen får nyttjas av externa aktörer max en gång i månaden. Götasalen och Sessionssalen får nyttjas av externa aktörer max två gånger per halvår.

2. 1 Villkor för användande av sammanträdesrummen

• Sammanträdesrummen får användas vardagar klockan 7.00–22.00. Vill man använda lokalerna utöver denna tid på helger, ska det godkännas av sektorchefen för ledning och stöd eller kommundirektören och fastighetsskötaren ska kontaktas.
• Sammanträdesrummen är inte tillgängliga för någon att använda under valdagar samt vid förberedelser inför val.
• Lokalerna får inte användas för försäljning, marknadsföring av produkter eller tjänster, eller festarrangemang.
• Externa aktörer får inte ta entré eller avgift för aktiviteterna i lokalerna.
• Nyckelbricka för att låsa upp sammanträdesrummen hämtas ut i medborgarkontoret.

2.2 Ommöblering, ljud och bild

Om det krävs ommöblering av Sessionssalen eller om ljud eller projektor ska användas i Götasalen ska detta meddelas medborgarkontoret vid bokning som förmedlar kontakt till fastighetsskötaren.

3. Allmänna ytor

I Centrumhuset finns ett antal allmänna ytor som är bokningsbara. Dessa är:

• Entréhall (markering A i skiss, se punkt 5 ”Skiss över de allmänna ytorna”)
• Serveringsyta vid caféet (markering B i skiss, se punkt 5 ”Skiss över de allmänna ytorna”)
• Yta framför fönsterraden i entréhallen (markering C i skiss, se punkt 5 ”Skiss över de allmänna ytorna”)
• Hall på övre plan

3.1 Mässor och arrangemang

Entréhallen samt hallen på övre plan får användas till mässor och liknande arrangemang av:

• Kommunens verksamheter
• Husets hyresgäster

Privatpersoner, föreningar, företag och andra aktörer som inte är hyresgäster får inte arrangera mässor eller likande aktiviteter i Centrumhuset, ifall de inte arrangeras i samarbete med kommunen.

Arrangemangen ska ha en tydlig koppling till arrangörens verksamhet, stärka den eller förhöja besökarens upplevelse av arrangören och dess verksamhet. Eventuell försäljning av externa aktörer som förekommer i samband med aktiviteten får i sig inte utgöra huvudaktiviteten utan får endast vara ett komplement till arrangörens verksamhet.

3.2 Utställningar

Ytan framför fönsterraden i entréhallen kan användas till utställningar på flyttbara skärmar. Utställningar får arrangeras av:

• kommunens verksamheter
• husets hyresgäster
• andra myndigheter
• organisationer som inte är vinstdrivande och föreningar i kommunen

Skärmar finns att låna och bokas i samband med bokningen av ytan.

Villkor för skärmutställningar:

• Utställningen får vara i max två veckor.
• Kommersiella eller politiska utställningar får inte förekomma.
• Utställningarnas innehåll ska gå i linje med Centrumhusets syfte och kommunens värderingar och får inte anses stötande.

När konstföreningen inte ställer ut i konstrummet finns även möjlighet att boka konstrummet för utställningar. Godkännande av utställning och bokning görs av kommunens kultursamordnare.

3.3 Affischering

Det finns flera anslagstavlor i Centrumhuset för kultur-, förenings- och kommuninformation.

Villkor för affischering:

• Affischering får endast göras på anslagstavlorna.
• Det är inte tillåtet att affischera på entrédörrarna.
• Affischerna ska lämnas till medborgarkontoret.
• Affischerna får hänga uppe i max två veckor.

4 Avgifter

För att få använda Centrumhusets sammanträdesrum och allmänna ytor gäller följande avgifter:

Priserna är inklusive moms.

5 Skiss över de allmänna ytorna

• A - Entréhall
• B - Serveringsyta vid caféet
• C - Skärmutställningsyta

På övre plan finns ”Hall övre plan” (nås via trappan mot Torggatan).